高职院校岗位设置管理中组织沟通途径分析

[摘要] 高职院校作为高等教育的模式之一，大部分为2000年以后由中专院校转制而成，其管理体制中的遗留问题及转制后教师队伍急剧膨胀带来的问题，加之近来实行的岗位设置管理中对教师定岗定编的客观要求，都使得管理难度大大增加。如何在管理中发挥组织沟通的有效作用，是管理者无法回避的问题。本文以岗位设置管理为背景，对广东省7所高职院校进行了沟通满意度调查，并通过探索性因素分析找出影响沟通满意度的因素，并尝试提出相应解决办法。

[关键词] 沟通途径 岗位设置

沟通是一个复杂的过程，其效果受到各种因素的干扰，特别与所处沟通环境及社会背景息息相关。广东省目前正在推进的人事制度改革因涉及到高校教职工身份转变等切身利益问题，在推进过程中需要慎之又慎，这也给高校管理者带来了极大压力。为保证岗位设置信息及时、公开、公正、透明，各高校除日常沟通方式外，普遍增加了诸如教师座谈会、网上交流、校长信箱、集体活动等方式加强教师与管理者之间的沟通。但通过对广东省内7所高职院校采集的369份沟通满意度调查表进行分析，发现其中仍存在一些亟待解决的问题，现阐述如下：

一、 岗位设置管理中存在的沟通障碍

通过探索性因素分析得出，教师沟通满意度因子主要集中在三个维度：沟通氛围、上下级沟通关系、沟通认知等，且在这三个维度上的满意度均达到中等强度值，整体表现为满意。但三个维度中的某些具体选题表现出不满意，主要集中在：1、沟通技巧及沟通培训；2、管理层次过多造成信息传递速度慢或失真；3、不愿意在单位里表达自己的想法；4、与领导沟通有心理压力；5、对非正式组织的引导与支持不够。在问卷调查中，同时还有一个值得重视的问题，即认为“单位成立专门沟通部门是否有必要”一题中选择“非常有必要”的有177人，占总样本数的48%。见下表：

究其原因：随着高职院校规模扩大，管理层次越来越多。信息由校级、主管副校级经过职能处室的中层、院系的中层、教研室主任到达教职员工至少要经历6个环节，不同人对信息的理解能力及视角不同，信息传递到教职员工时往往已经发生很大变化，上下级之间无法掌握对方的真实想法和要求。有研究表明，当信息连续经过五个人时，多达80%的信息会逐步丢失。可见，信息传播渠道的设置是否合理，会在很大程度上影响沟通效果[1] 。

上行沟通存在一定压力，在调研中发现，教工对领导的沟通意识、沟通风格及水平比较认可，普遍认为领导关心群众，与群众主动交流的次数较多，但却不愿意主动与领导沟通或与领导沟通有心理压力。这有两方面原因，一是地位差异，这种地位差异导致领导能够对教工的职业前景产生重要作用；二是大学的松散管理结构和教师的职业特点，大学教师平时多不用坐班，与领导见面交流的不固定性和不频繁性导致与领导直接交往的机会不多，使得教师认为没有必要与领导进行主动沟通，即使沟通也不会产生预期效果。

沟通技巧不足也是影响教工沟通主动性的主要影响因素之一。7所高职院校信息的发布主要采用文件形式或网上通知为主，注重发布不注重反馈。同时也基本未针对教师进行过专门的沟通技能培训。而完成的沟通应由信息发布者——媒介——接收者形成回路，这种单向的形式长期以来造成教工对学校信息不重视或后知后觉。

不愿意在单位里表达自己的观点则有几个原因：一是管理层级过多，担心沟通效果；二是存在多一事不如少一事的心态，事不关己高高挂起；三是担心表达意见会带来负面影响。

单位对非正式组织的支持与引导不够。沟通分为正式沟通与非正式沟通，正式沟通是指依据一定的组织层次和按照政府明文规定的渠道所进行的信息传递与交流活动，非正式沟通是在正式沟通渠道以外进行的信息传递和交流。同正式沟通相比，非正式沟通省略了许多繁琐的程序，可以提供正式沟通渠道难以获得的信息，更真实地反映成员的思想动态，满足教师的各种情感需要。管理学的研究证明:一个组织内约5/6的重要信息的相关内容都是通过非正式渠道而不是通过正式渠道进行传播的，特别是当正式渠道不健全或受阻时，这种情形更加普遍[2] 。由此可见，如果单位在岗位设置过程中不能做到信息及时公开透明，非正式沟通将发挥重要补充作用，所以对非正式组织兴利除弊非常重要。 二、组织沟通途径的优化建议

本次沟通满意度调查恰逢高校正在推进实施岗位设置管理工作。虽然分析数据得出的三个维度都达到中等强度值，但对沟通氛围中“不能与领导经常进行非正式沟通”、“部门之间的横向沟通不畅”等现状不满。说明在高校的管理中沟通渠道窄、方法少，仅通过Y式及链式沟通为主的沟通方式，已不能适合信息时代发展的需要，应全面改进沟通的途径及方式方法，积极应对新形势的需要。

1、 优化内部沟通氛围，拓宽沟通渠道，构建全通道沟通网络。

善于利用非正式沟通。对非正式沟通兴利除弊，使其成为正式沟通的有益补充是高校管理者一项不容忽视的工作。一方面，尽可能增加正式沟通的机会。多采用面谈、电子邮件、网聊等各种方式加强非正式沟通。同时可以有意识地创造机会，参加一些业余娱乐活动，拉近与教师的心理距离，有利于融洽气氛、增进理解、收到正式信息沟通达不到的效果。

2、 改善沟通手段，促进管理者与教师之间的双向平等沟通。沟通是双向的，有效沟通中既包括领导的因素，也包括教师的因素。在本次调研数据显示出领导主动与下级沟通、关心下属的情况基本达到满意值，但教师个体与上级领导沟通及越级沟通上却显示出较低的满意度。这主要有以下两个原因:一是心理上的不平等关系。二是教师自身的一些弱点。沟通手段的多样化可以在一定程度上有效解决这个问题。例如，可以通过使用现代通信技术，如BBS、建立QQ群、MSN、校园内部网络等，缓解双方沟通时心理压力，为促进平等双向沟通创造条件。

3、更新沟通理念，提高沟通能力。可通过拟定培训方案提高沟通技巧，提升校内管理者及教师的沟通技能入手：首先，更新沟通理念，使管理者和教师都明确认识沟通在学校管理中的重要作用。第二，通过培训掌握沟通知识和技巧，善于询问与倾听。作为信息的接受者，要学会耐心倾听，掌握沟通的必要信息，确保正确理解，提高个人层面的沟通效果，同时要学会运用肢体等语言形式，做到有效表达及沟通 [3]。

4 、重要事件时应成立专门沟通部门作为辅助管理手段。此次人事制度改革首次实现人员定岗定编定责定薪，很可能出现聘任意见与纠纷。一方面要发挥党组织与工会组织的沟通协调作用；另一方面要完善制度，建立健全人事争议调解机构，使问题与意见尽快得到解决，有效防止由于岗位聘任带来员工人心不稳，人才流失等。

作为在现在高校管理中唯一一种教师参与学校管理的途径，教代会发挥的作用十分有限。一年一度的教代会中，教师的提案和意见大部分难以在短时间内得到落实和反馈，影响了教职员工参与管理积极性。所以，本文通过研究建议，学校管理者可在学校发展重要时期或发生重大改革时，通过成立专门沟通部门来做为管理工作的辅助手段。这与李宝富[4]的调查统计相同，他的研究显示，教工在出现聘任纠纷和意见时，愿意找党组织、单位领导、工会组织反映、寻求解决办法的占47.6%，说明群众对组织与领导的信任，愿意通过组织来解决自己的问题。

总之，在高职院校实现规模发展及广东省大力推进人事制度改革背景下，应积极探索新的、全方位的沟通网络，营造良好的沟通氛围，让改革各相关方的意见及诉求均有机会得到阐述，争取得到最大共识，更好地为学校管理工作服务。

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[1] 刘向兵，付春梅.有效沟通——战略实施的重要保证[J].中国高教研究.2005.2

[2] 王际欣.高校领导班子的分工与合作[J]．领导科学.1994.11

[3] [美]多丽斯 Α 格拉伯.沟通的力量——公共组织信息管理[M].上海：复旦大学出版社

[4]李宝富.从统计结果分析教职工聘岗中的心理定势与选择[J].数理统计与管理2005.3